Datenschutzerklärung Mitarbeitende

Datenschutzerklärung für Mitarbeitende der Familie Wiesner Gastronomie AG
Version vom 19. Dezember 2023

Wer ist verantwortlich für deine personenbezogenen Daten?

Dein Arbeitgeber, das heisst die Familie Wiesner Gastronomie AG (FWG), ist in erster Linie verantwortlich für deine personenbezogenen Daten. Zusätzlich können andere mit der FWG verbundene Unternehmen für deine personenbezogenen Daten verantwortlich sein, sofern dies aufgrund der gültigen Gesetze verlangt wird oder es gestattet ist, deine personenbezogenen Daten für die unten beschriebenen Zwecke an diese weiterzugeben.

Für welche Zwecke verwenden wir deine personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten wie es im Zusammenhang mit deiner Anstellung erforderlich ist, insbesondere für die folgenden Zwecke («zulässige Zwecke»):

• Allgemeine HR- und Personaladministration, einschliesslich Gehaltszahlungen und Zusatzleistungen, Spesenvergütung, Reisen und Zeiterfassung, Aus- und Weiterbildung, Leistungsmanagement, Krankheits- und Abwesenheitsmanagement, Notfallkontakt, Beschwerden und Disziplinarverfahren, Gleichstellungs-Monitoring und Geschäftskontinuitätsplanung;
• Personalplanung, -einsatz und -entwicklung, einschliesslich deiner Eignung für allfällige aktuelle oder zukünftige Beschäftigungsmöglichkeiten, deiner Zuteilung zu Projektteams, Know-how-Pools oder anderen internen Gruppen sowie der Bestätigung deiner professionellen und persönlichen Referenzen, sowie deines Bildungshintergrunds;
• Vorübergehende Versetzungen, Standortwechsel und Geschäftsreisen, einschliesslich des Umgangs mit lokalen Behörden oder Organisationen, Ärzten, Relocation-Agenturen, Reiseveranstaltern und anderen Dienstleistungsanbietern;
• Organisatorische Zwecke, einschliesslich Planung, Controlling, Budgetplanung, Benchmarking und Restrukturierung;
• Sicherheitszwecke, einschliesslich Erhalt und Schutz deines Eigentums, Sicherstellung der Integrität und Sicherheit sowie der Kontrolle in Bezug auf den Zugang zu unseren Anlagen, Räumlichkeiten, IT- und Kommunikationssystemen, Plattformen und gesicherten Websites sowie Applikations-Websites und anderen Systemen oder Anlagen (einschliesslich Überwachung durch Kameras oder anderer Überwachungsmassnahmen), Untersuchung, Prävention und Feststellung von Sicherheitsbedrohungen, Betrug, Diebstahl oder anderen kriminellen oder böswilligen Aktivitäten;
• Rechtliche Dokumentationen zur Sicherstellung der Compliance in Zusammenhang mit rechtlichen Dokumentationen und der Aufbewahrungspflicht von Dokumenten (zum Beispiel Aufzeichnungspflichten);
• Compliance der Organisation, insbesondere Überwachung und Beurteilung der Einhaltung unserer Richtlinien und Standards;
• Compliance bezüglich der geltenden Rechtsvorschriften, Sicherstellung der Compliance in Zusammenhang mit unseren rechtlichen und regulatorischen Auflagen und weltweiten Anforderungen, einschliesslich Berichterstattung an oder Prüfung durch Aufsichtsbehörden, Vollzugsstellen oder Börsenorgane, was unter anderem die Überprüfung von Referenzen, Leumund, Öffentlichkeitsregister, Streitigkeiten, Bonität, Strafregister (falls zutreffend) sowie von übrigen Sorgfaltspflichten umfassen kann, die gemäss den anwendbaren Gesetzen oder Vorschriften erforderlich sind;
• Streitfälle und Durchsetzung von Forderungen, einschliesslich Unterstützung bei der Handhabung und Lösung von Streitfällen, der Befolgung von Beschlüssen von Gerichten, Behörden oder anderen öffentlichen Institutionen, der Durchsetzung unserer vertraglichen Vereinbarungen sowie der Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wir werden deine personenbezogenen Daten nicht dazu verwenden, um automatisierte Entscheidungen zu treffen, die dich betreffen, oder andere als die oben beschriebenen Profile zu erstellen.

Die rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten sind im Schweizerischen Datenschutzgesetz sowie (falls zutreffend) in Artikel 6 der Europäischen Datenschutzverordnung festgelegt. Je nach den oben aufgeführten zulässigen Zwecken, für die wir deine personenbezogenen Daten verwenden, ist die Verarbeitung entweder für die Ausübung deines Arbeits- oder Freelance-Vertrags oder anderer Verträge mit FWG, für die Einhaltung unserer rechtlichen Verpflichtungen (zum Beispiel zur Aufbewahrung von Vorsorgeunterlagen oder von Unterlagen für Steuerzwecke) oder für unsere Interessen oder die berechtigten Interessen von Dritten, die deine personenbezogenen Daten erhalten, erforderlich, immer vorausgesetzt, dass solche Interessen nicht durch deine eigenen Interessen oder Grundrechte und -freiheiten ausser Kraft gesetzt werden. Weitere Arten der Datenverarbeitung können mit deiner Zustimmung erfolgen, sofern diese von Gesetzes wegen erforderlich ist.

Welche personenbezogenen Daten erheben wir?

Wenn nichts anderes mit dir vereinbart wurde, erheben wir nur personenbezogene Daten, die in Verbindung mit deinem Anstellungsverhältnis für die oben genannten Zwecke erforderlich sind. Dies umfasst Informationen, die du uns mittels Datenerfassungsformularen direkt bereitstellst, sowie Informationen, die aus solchen erhobenen Daten hergeleitet oder im Laufe Ihres Anstellungsverhältnisses anderweitig hergeleitet oder generiert werden.

Dazu gehören üblicherweise die folgenden Datenkategorien:

• Personenbezogene Angaben wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Zivilstand, Notfallkontaktangaben, Wohnsitzland, AHV-Nummer, Lohn, Bankangaben, Angaben zu Sozialversicherungen und Steuerwesen;
• Berufsbezogene Angaben wie Arbeitskontaktangaben, Angaben zu Position und Laufbahn, Lebenslauf, Angaben zu Qualifikationen, relevanten Erfahrung und Kompetenzen;
• Identifikationsdokumente wie Kopie von Pass, Fahrausweis, Identitätskarte oder Arbeitsausweis oder andere von Rechts wegen erforderliche Dokumente (einschliesslich Fotos von deinem Gesicht und deinen Schultern);
• Weitere beschäftigungsbezogene Informationen, die zwingend in Verbindung mit deiner Anstellung oder anderen vertraglichen Beziehungen mit FWG verarbeitet oder durch dich freiwillig bereitgestellt werden, wie Lohndaten, Schulungen, Evaluierungen/Leistungsbeurteilungen, Abwesenheits- und Zeiterfassungsprotokolle, Disziplinar-, Beschwerde- oder Fähigkeitsverfahren, Angaben über Chancengleichheit, Referenzen und Leumundsprüfungen;
• Daten in Zusammenhang mit dem Zugriff auf und der Nutzung unserer Systeme, Anlagen und Räumlichkeiten, die Daten umfassen können, die durch Überwachung mittels Kamera, GPS, Überwachung und Protokollierung der Verwendung unserer Kommunikations- und IT-Systeme sowie andere Überwachungsmassnahmen generiert wurden;
• Daten in Zusammenhang mit vorübergehenden Versetzungen, Standortwechseln und Geschäftsreisen;
• Daten in Zusammenhang mit oder generiert durch Compliance-Aktivitäten, einschliesslich Daten aus der Überprüfung von Referenzen, Leumund, Öffentlichkeitsregister, Streitigkeiten, Bonität, Strafregister (falls zutreffend) sowie von übrigen Sorgfaltspflichten, Erfassungen oder Berichterstattungen, die erforderlich sind gemäss den anwendbaren Gesetzen oder Verordnungen oder aufgrund von Compliance-Untersuchungen;
• Daten in Zusammenhang mit Streitfällen und der Durchsetzung von Forderungen, einschliesslich Daten in Zusammenhang mit oder generiert durch Verfahren, Streitigkeiten, Verhandlungen, Stellungnahmen, Plädoyers oder andere damit verbundene Mitteilungen oder Aktivitäten;
• Weitere personenbezogene Daten, die aus der Verfolgung der oben aufgeführten zulässigen Zwecke abgeleitet oder daraus generiert wurden.
• Spezielle Kategorien von personenbezogenen Daten. Falls in Zusammenhang mit den oben erwähnten zulässigen Zwecken erforderlich und ausschliesslich, wenn dies von den gültigen Gesetzen verlangt oder gestattet wird oder wenn du uns deine ausdrückliche Zustimmung erteilt hast, kann es vorkommen, dass wir dich um Angaben bitten zu deinem Gesundheitszustand oder zu allfälligen Behinderungen (zum Beispiel zwecks Einhaltung der Vorschriften in Bezug auf die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitsplatzsicherheit oder von Versicherungsverpflichtungen), um biometrische Daten (zum Beispiel zwecks Zugangskontrolle oder aus Sicherheitsgründen) oder um Daten, die die Rasse oder ethnische Herkunft (zum Beispiel aus Gründen der Vielfalt) oder die religiösen Ansichten offenlegen (zum Beispiel aus Gründen der Kirchensteuer).

Wie erheben wir personenbezogene Daten?

Wir erheben deine personenbezogenen Daten im Laufe des Anstellungsverhältnisses hauptsächlich direkt im Rahmen von Interaktionen mit dir, zum Beispiel, wenn du Mitarbeiterbefragungen ausfüllst, unser Intranet, unsere Website oder andere Kommunikations- oder Arbeitsplattformen besuchst oder wenn du mit uns in Zusammenhang mit deinem Anstellungsverhältnis kommunizierst. Ausserdem werden wir im Laufe deines Anstellungsverhältnisses personenbezogene Daten über dich für die oben erwähnten zulässigen Zwecke generieren (zum Beispiel Lohnabrechnungen, Leistungsbeurteilungen, Zeiterfassung, Überwachung von Räumlichkeiten, Anlagen sowie Kommunikations- und IT-Systemen).  

Wie schützen wir deine personenbezogenen Daten?

Wir verfügen über technische, elektronische und verfahrenstechnische Sicherheitseinrichtungen gemäss dem Stand der Technik und im Einklang mit datenschutzrechtlichen Anforderungen, um deine personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff und Eindringen zu schützen. Zu diesen Sicherheitseinrichtungen gehört die Implementierung spezifischer Technologien und Verfahren, die dazu konzipiert sind, Ihre Privatsphäre zu schützen, wie beispielsweise sichere Server, Firewalls und SSL-Verschlüsselung. Wir werden die geltenden Gesetze und Vorschriften bezüglich Vertraulichkeit und Sicherheit deiner personenbezogenen Daten jederzeit strikt einhalten.

An wen leiten wir deine personenbezogenen Daten weiter?

Wir können deine personenbezogenen Daten an folgende Instanzen weiterleiten:

• Mit FWG verbundene Unternehmen auf der ganzen Welt, wenn und insoweit es für die zulässigen Zwecke erforderlich sowie rechtlich zulässig ist. In solchen Fällen werden diese Instanzen die personenbezogenen Daten für dieselben Zwecke und zu denselben Bedingungen verwenden wie in dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführt.
• Drittparteien, die deine personenbezogenen Daten in ihrem eigenen Namen, aber in Zusammenhang mit einer Dienstleistung verarbeiten, die für uns oder dich in unserem Namen für die zulässigen Zwecke erbracht wird (zum Beispiel Organisatoren von Branchenveranstaltungen, Vorsorgeanbieter, Anbieter von Leumundsprüfungen oder Drittparteien, von denen wir eine Referenz anfordern).
• Dienstleistungsanbieter (sogenannte Datenverarbeiter) innerhalb oder ausserhalb von FWG, im In- oder Ausland (zum Beispiel gemeinsam genutzte Servicezentren, Anbieter von Lohnabrechnungs- oder anderen Dienstleistungen, einschliesslich Cloud-Anbieter), die damit beauftragt werden, personenbezogene Daten für die zulässigen Zwecke in unserem Namen und ausschliesslich unseren Anweisungen entsprechend zu verarbeiten. FWG behält die Kontrolle über und trägt weiterhin die volle Verantwortung für deine personenbezogenen Daten und setzt entsprechende Sicherheitseinrichtungen gemäss den geltenden Gesetzen ein, um die Integrität und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen, wenn solche Dienstleistungsanbieter eingesetzt werden.
• Potenzielle Käufer, falls wir Teile unseres Unternehmens oder unserer Vermögenswerte verkaufen.
• Öffentliche Stellen oder Regierungsstellen wie Aufsichtsbehörden oder Vollzugsstellen, Anwälte oder Gerichte, sofern wir gemäss geltenden Gesetzen und Vorschriften oder auf deren Ersuchen hin dazu verpflichtet sind, falls rechtlich zulässig und erforderlich, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen oder um Rechtsansprüche festzustellen, auszuüben oder zu verteidigen.
• Ansonsten werden wir deine personenbezogenen Daten nur weitergeben, wenn du uns dazu aufforderst oder uns die Erlaubnis erteilst, wenn wir durch geltende Gesetze oder Vorschriften oder durch eine richterliche oder offizielle Aufforderung dazu verpflichtet sind oder wenn wir betrügerische oder kriminelle Aktivitäten vermuten.

Wo verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten?

FWG ist ein schweizweit tätiges Unternehmen. Im Rahmen unserer Geschäftsaktivitäten können wir deine personenbezogenen Daten auch an Empfänger in Ländern ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums «Drittländer») weiterleiten, in denen die geltenden Gesetze nicht dasselbe Datenschutzniveau bieten wie die Gesetze in der Schweiz. In solchen Fällen werden wir die geltenden Datenschutzanforderungen einhalten und entsprechende Sicherheitsvorkehrungen treffen, um die Sicherheit und Integrität deiner personenbezogenen Daten zu gewährleisten, insbesondere durch Einbezug der EU-Standardvertragsklauseln. Du kannst uns jederzeit kontaktieren (siehe Kontaktangaben unten), wenn du weiterführende Informationen zu solchen Sicherheitsvorkehrungen wünschst.

Wir werden deine personenbezogenen Daten nicht dazu verwenden, um automatisierte Entscheidungen zu fällen oder Profile zu erstellen, die dich betreffen.

Deine Rechte in Zusammenhang mit dem Datenschutz

Unter gewissen rechtlichen Bedingungen kannst du den Zugriff, die Berichtigung, die Löschung oder eine eingeschränkte Verarbeitung in Bezug auf deine personenbezogenen Daten verlangen. Du kannst auch gegen die Verarbeitung Einspruch erheben oder die Datenübertragbarkeit (falls zutreffend) beantragen. Du hast insbesondere das Recht, eine Kopie der von uns über dich gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Wenn du solche Anträge wiederholt stellst, können wir dafür eine angemessene Gebühr verlangen. Siehe Artikel 8 des Schweizerischen Datenschutzgesetzes und (falls zutreffend) die Artikel 15–22 der allgemeinen Datenschutzverordnung der EU für Details zu deinen Datenschutzrechten.

Für alle oben genannten Anfragen sendest du bitte eine Beschreibung deiner betroffenen personenbezogenen Daten mit Angabe deines Namens, deiner Mitarbeiternummer und deines Geburtsdatums als Identitätsnachweis an die unten stehenden Kontaktangaben. Es kann sein, dass wir einen zusätzlichen Identitätsnachweis verlangen, um deine personenbezogenen Daten gegen unerlaubten Zugriff zu schützen. Wir werden deinen Antrag sorgfältig prüfen und mit dir zusammen besprechen, wie wir diesem am besten nachkommen können.

Wenn du uns die Zustimmung für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegeben hast, kannst du diese Zustimmung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, das heisst, die Widerrufung der Zustimmung wirkt sich nicht auf die Rechtmässigkeit der Verarbeitung auf Basis der Zustimmung vor der Widerrufung aus. Falls die Zustimmung widerrufen wird, können wir die personenbezogenen Daten nur weiterbearbeiten, wenn eine andere rechtliche Grundlage dafür besteht.

Wenn du in Bezug auf die Handhabung deiner personenbezogenen Daten besorgt bist oder eine Beschwerde einreichen möchtest, kannst du uns unter den unten aufgeführten Kontaktangaben kontaktieren, um die Angelegenheit untersuchen zu lassen. Wenn du mit unserer Antwort nicht zufrieden bist oder glaubst, dass wir deine personenbezogenen Daten nicht gemäss dem Gesetz verarbeiten, kannst du bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz in der Schweiz eine Beschwerde einreichen.

Musst du personenbezogene Daten zur Verfügung stellen?

Grundsätzlich stellst du uns deine personenbezogenen Daten absolut freiwillig zur Verfügung. Unter gewissen Umständen sind wir jedoch verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten zu erheben, oder es können Situationen entstehen, in denen FWG ohne bestimmte personenbezogene Daten von dir nicht handlungsfähig ist, beispielsweise, weil diese personenbezogenen Daten erforderlich sind, um Steuern von deinem Lohn abzuziehen, ein rechtlich erforderliches Compliance-Screening vorzunehmen oder den Nachweis bezüglich rechtlich erforderlicher Ausbildungen oder Qualifikationen zu erbringen. Wenn du uns in solchen Fällen die entsprechenden personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellst, ist es möglich, dass wir nicht in der Lage sind, dein Anstellungsverhältnis ordnungsgemäss zu verwalten, dir bestimmte Aufgaben zuzuweisen oder dir die Teilnahme an bestimmten Aktivitäten oder angebotenen Dienstleistungen in Zusammenhang mit deiner Anstellung zu erlauben.

Wie lange bewahren wir personenbezogene Daten auf?

Deine personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn sie im Rahmen der zulässigen Zwecke nicht mehr benötigt werden oder du deine Zustimmung widerrufst (wo zutreffend) und wir nicht gesetzlich verpflichtet sind oder es anderweitig nicht zulässig ist, diese Daten weiterhin aufzubewahren. Insbesondere, wenn dies für FWG erforderlich ist, um rechtliche Ansprüche geltend zu machen oder uns gegen solche zu verteidigen, werden wir deine personenbezogenen Daten bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist oder bis zur Erfüllung der entsprechenden Forderungen aufbewahren. Siehe unsere Datenspeicherungsrichtlinien für weitere Details.

Aktualisierung dieser Datenschutzrichtlinie

Diese Datenschutzrichtlinie wurde zuletzt im Juli 2023 aktualisiert. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren oder zu ändern, um Änderungen in Bezug auf die Art und Weise, wie wir deine personenbezogenen Daten verwenden, oder sich ändernde gesetzliche Anforderungen offenzulegen. Eine allfällig geänderte Datenschutzrichtlinie tritt ab dem Datum in Kraft, an dem sie auf unserem Intranet veröffentlicht oder anderweitig verfügbar gemacht wird.

Wie du mit uns Kontakt aufnimmst

Wenn du Fragen in Bezug auf deine Rechte oder spezielle Anliegen in Zusammenhang mit deinen personenbezogenen Daten hast, kontaktierst du bitte die Datenschutzverantwortlichen unter: privacy@fwg.ch